クラウド会計のよくある疑問 「うちに合うのか、わからない」 その判断材料を、先にお出しします

freeeとマネーフォワードは、どちらを選べばよいですか。

簿記の知識がない方が自分で入力するならfreee、経理の経験者がいる、または将来的に経理担当者を採用するならマネーフォワードが、それぞれ扱いやすい傾向があります。

freeeは「収入か支出か」という日常の言葉で入力を進める設計になっており、借方・貸方を意識せずに使えます。そのぶん、簿記に慣れた方には遠回りに感じられることがあります。

マネーフォワードは従来の会計ソフトに近い画面構成で、仕訳を直接扱えます。経理の経験がある方はこちらのほうが速いことが多いです。

なお、どちらでも申告に必要な帳簿は作れます。決定的な優劣はありませんので、体験版を両方触っていただくのがいちばん確実です。

会計ソフトの利用料は、年間いくらくらいかかりますか。

法人向けの基本的なプランで、年額数万円が目安です。給与計算や請求書の機能を足すと、その分だけ上がります。

金額は各社が随時見直すため、具体的な数字は公式サイトでご確認ください。ここで申し上げたいのは、判断の順番です。

まず必要な機能を決め、それから料金を比べてください。年額の差が数千円であれば、使いやすさのほうが効いてきます。

会計ソフトの利用料は、経費になりますか。

なります。全額をその期の費用として処理できます。

月額や年額で支払うクラウドサービスの利用料は、支払った期間に対応する費用です。資産に計上して何年かに分けるという扱いにはなりません。

ただし、年払いで翌期の分まで先に支払った場合は、原則としてその部分は前払費用になります。短期前払費用として支払った期の費用にできる場合もありますので、処理の前にご相談ください。

途中でソフトを乗り換えることはできますか。

できます。ただし、期の途中ではなく、期首から切り替えるほうが手間が少なくてすみます。

期の途中で乗り換えると、一つの事業年度の帳簿が二つのソフトに分かれます。決算のときに合算する作業が必要になり、確認の手間が増えます。

期首から切り替えれば、前期末の残高を移すだけで済みます。乗り換えを決められたら、次の期首まで待つのが結果的に早いです。

給与計算や請求書の機能まで契約すべきですか。

従業員が数名までなら、まず会計だけで始めて構いません。人が増えてから足すほうが、無駄がありません。

同じ会社のサービスでそろえると、給与データや売上データが会計に自動で流れます。これは確かに便利です。

ただし、便利さが効いてくるのは処理の件数が多いときです。月に数件の請求書であれば、手で入れても手間は変わりません。使わない機能に払い続けることのほうが、金額としては大きくなります。

個人向けの安いプランで、法人の申告までできますか。

できません。法人の決算書と法人税の申告には、法人向けのプランが必要です。

個人事業向けのプランは、青色申告決算書と所得税の確定申告を作る設計になっています。法人の貸借対照表・損益計算書の様式や、法人税の別表には対応していません。

なお、法人向けプランで作れるのは決算書までで、法人税の申告書そのものは別の仕組みが必要です。会社によっては、決算書は自社で作り、申告書は税理士が作るという分け方になります。

クラウド会計を入れれば、電子帳簿保存法には対応できますか。

会計帳簿の部分は対応できます。ただし、法律が求めているものはそれだけではありません。

電子帳簿保存法は、大きく三つに分かれます。会計帳簿をデータで保存すること、紙で受け取った書類をスキャンして保存すること、そしてメールやウェブでやり取りした請求書などのデータを保存することです。

このうち義務なのは三つめです。会計ソフトを入れただけでは、メールに添付されたPDFの請求書をどう保存するかは解決しません。ここは別に仕組みを決める必要があります。

メールで届いたPDFの請求書は、印刷して保存してはいけないのですか。

紙に印刷したものだけを残す形は、原則として認められていません。データのまま保存する必要があります。

2024年1月から、電子的に受け取った取引データは、データのまま保存することが義務になっています。印刷して紙で保管するだけでは要件を満たしません。

保存の際には、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくことが求められます。ファイル名にこの三つを入れて決まったフォルダに置く、という運用でも要件を満たせます。専用のシステムが必須というわけではありません。

電子取引データの保存が間に合っていません。今からでも大丈夫ですか。

今から始めてください。相当の理由があると認められる場合の猶予措置がありますが、何もしなくてよいという意味ではありません。

猶予措置は、税務調査の際にデータのダウンロードの求めと書面の提示に応じられることが前提です。データそのものを捨ててしまっている場合は、この前提を満たしません。

まずは、これから受け取るデータを一か所に集めることから始めてください。過去分の整理はその次で構いません。

「優良な電子帳簿」にすると、何か得がありますか。

申告に誤りがあった場合の過少申告加算税が5パーセント軽減されます。ただし、あらかじめ税務署に届出を出しておく必要があります。

対象となるのは、訂正や削除の履歴が残ること、帳簿間で相互に関連が確認できること、検索ができることなど、一定の要件を満たした帳簿です。

軽減されるのは、誤りが見つかったときの加算税だけです。日々の経理が楽になるわけではありません。要件を満たす手間と、備えとしての価値を比べてご判断ください。

インボイスの登録番号は、ソフトが自動で確認してくれますか。

登録番号が国税庁の公表サイトに存在するかどうかは、多くのソフトで確認できます。ただし、請求書に書かれた番号が正しく読み取られているかは別の話です。

自動で読み取った番号が一桁ずれていても、形式が合っていれば通ってしまうことがあります。新しい取引先の初回だけは、目で確かめることをお勧めしています。

また、登録は取り消されることがあります。継続的な取引先については、年に一度は確認する運用にしておくと安全です。

銀行連携で仕訳を作れば、領収書は捨ててよいのですか。

捨てられません。連携で自動になるのは帳簿の側だけで、領収書やレシートは別に保存する必要があります。

消費税の仕入税額控除は、帳簿と請求書等の両方を保存していることが要件です。仕訳だけそろっていても、片方しか満たしていないことになります。

銀行の明細には、何を買ったのか、税率がいくつなのか、相手が登録事業者かどうかが載っていません。仕訳を起こす根拠にはなりますが、証憑の代わりにはなりません。

保存期間は原則7年です。欠損金の繰越しがある事業年度は10年になります。

クレジットカードの利用明細は、領収書の代わりになりますか。

なりません。カード会社が発行したものであって、商品やサービスを提供したお店が発行したものではないためです。

必要なのは、お店から受け取るレシートまたは領収書です。カードの明細は、どの支払いだったかを確認する補助の資料という位置づけになります。

実務では、カードで払ったときほどレシートを受け取り損ねます。決済の通知が来た時点でその場で撮っておく、という運用にしておくと漏れません。